公文写作的规范格式是怎样的

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国家行政机关公文格式

公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。认识公文的特点、内涵是写好公文的先决条件。 广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。 狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文。

特点

第一、公文的制作者是依法成立的组织。 第二、公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。 第三、公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。 公文区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力与规范格式的文件。 公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。

作用

第一、领导和指导作用。 第二、行为和规范作用。 第三、宣传和教育作用。 第四、联系和知照作用。 第五、依据和凭证作用。

秘密等级

按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）。 绝密件，指内容涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害的公文。 机密件，指内容涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。 秘密件，指内容涉及一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。 内部件，指内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在机关单位内部运转的公文。 国内件，指内容不涉及国家秘密，但不对国外公布只在国内公开发布的公文。 公开件，指内容不涉及国家秘密，可直接对国内外公开发布的公文。

种类

2001年实行的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”种类是这样规定的： 第九条 行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

国家行政机关公文格式

本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对 GB/T 9704－1988进行修订。本标准相对GB/T 9704－1988作如下修订：

（1）将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》；

（2）删去原标准中的引言部分；

（3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释；

（4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去国内16开型纸张的相应说明；

（5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整；

（6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明；

（7）增加了公文用纸的主要技术指标；

（8）增加了印刷和装订要求；

（9）增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号；

（10）增加了主要公文式样。

本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致。

本标准为第一次修订。

本标准由国务院办公厅提出。

本标准起草单位：中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。

1 范围

本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB 148－1977 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

3 定义 本标准采用下列定义。

3.1 字 Word

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

3.2 行 line

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。

4 公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％~90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5~9.5。

5 公文用纸幅面及版面尺寸

5.1 公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。

5.2 公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

6 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

7 排版规格与印制装订要求

7.1 排版规格 正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

7.2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

7.3 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色没墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

7.4 装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

8 公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

8.1 眉首

8.1.1 公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

8.1.2 秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

8.1.3 紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

8.1.4 发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文着页显示正文。

8.1.5 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

8.1.6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

8.2 主体

8.2.1 公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

8.2.2 主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

8.2.3 公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

8.2.4 附件 公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。

8.2.5 成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位置见8.2.6。

8.2.6 公文生效标识

8.2.6.1 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

8.2.6.2 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

8.2.6.3 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8.2.7 附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。

8.3 版记

8.3.1 主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

8.3.2 抄送 公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

8.3.3 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

8.3.4 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

8.3.5 版记的位置 版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

9 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

10 公文中表格 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

11 公文的特定格式

11.1 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

11.2 命令格式 命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。

11.3 会议纪要格式 会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。

行文规则

为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，《办法》第13条、第14条指出：“行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”具体的行文规则有： (1)下行文规则 ①政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 ②部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 ③上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 ④向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 (2)上行文规则 ①“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 ②“报告”不得夹带请示事项。 ③一般不得越级请示和报告。 ④除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 ⑤受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。 (3)联合行文规则 ①同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文； ②政府与同级党委和军队机关可以联合行文； ③政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文； ④政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 (4)其他行文规则 ①属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。 ②属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

公文格式及行文规则

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

扩展资料

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

百度百科-国家行政机关公文格式

　 公文格式及行文规则

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　作为一种特定体式的文体，公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。正因为如此，规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且也有利于提高工作效率，保证政令畅通。同时，对于我们国家工作人员来讲，能够熟练、正确的制作公文、处理公文，也是个人能力和基本素质的一种体现。

　公文中的要素主要为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。

　为了配合《国家行政机关公文处理办法》，国家质量技术监督局　1999年12月27日　发布了《国家行政机关公文格式》，这个标准不是由政府行政文秘部门发布的，而是由质量技术监督局发布，是一种强制性的标准，其中对公文格式、公文纸张的纸型、厚度、透明度等等都做了详细的规定。

　这个格式规定，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即　156mm　) 以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。下面，对公文各要素和标识作一简单介绍。

　一、眉首部分

　主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

　1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。(但是这个我们市一级没有执行，只是在收文的时候标号，但中央一级的很多公文都有份数的序号)

　2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分?秘密?、?机密?、?绝密?三级。《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，?绝密?、?机密?级公文还应当标明份数序号，?秘密?、?机密?、?绝密?公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用?★?隔开。

　3.紧急程度。急件公文分为?特急?、?急件?两种。其中，电报应当分别标识?特提?、?特急?、?加急?、?平急?。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

　4.发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和?文件?二字组成，如?锦州市人民政府文件?等。对一些特定公文可只标识发文机关名称(此类为便函类发文文头)。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘　25mm　处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm　处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15m　。。联合行文时，主办机关名称排列在前，?文件?二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

　5.发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如?锦财发〔2010〕82号?，?锦财发?指发文机关代字，? 〔2010〕 ?指年份，? 82号?指发文序号。整个意思就是锦州市财政局在2010年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称，用六角括号?〔〕?括入;序号不编虚位，即不编为001，不加?第?字。

　6.签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空l字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为　4mm　。

　二、主体部分

　主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

　1.公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《锦州市财政局关于开展公务员基本功培训活动的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

　2.主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如?各县(市)区财政局?等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

　3.公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

　4.附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如?附件：1?、?。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识?附件?，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

　5.成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写(?零?写为?　0?　)。成文时间标识时，右边要空4字。

　6.发文机关印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文　2mm　～　4mm　。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过　3mm　。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

　7.附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的?请示?文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　三、版记部分

　主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。

　1.主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。(目前我们的主题词使用很成问题)

　2.抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

　3.印发机关和印发时间。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　四、其他

　1.格式中的几个用线。

　(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下　4mm　处与版心等宽，采用红色反线。

　(2)版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

　2.用纸。公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为　210mm　?　297mm　，纸张定量为　60g　/m2 ～　80g　/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85%，PH值为 7.5～9.5。

　3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识?此页无正文?的方法解决。

　4.排版规格与印制装订要求。

　(1)排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

　(2)印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过　2mm　。黑色油墨应达到色谱所标 BI100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%.M80%。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

　(3)装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过　4mm　。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差?　4mm　。平订钉锯与书脊间的距离为　3mm　～　5mm　。

　5.页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘　7mm　。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。

　行文规则

　行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。《国家行政机关公文处理办法》第四章规定的?行文规则?，共 11条。主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。我们在实际工作中必须严格遵守和执行这些规则，以利提高行文效用，把握行文权限，规范行文体式。

　一、坚持行文原则，提高行文效用

　?行文应当确有必要，注重效用。?(《办法》第十三条)这是行文的基本原则，也是行文的出发点。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。

　二、明确行文方向，把握行文权限

　行文方向和行文权限主要从以下四个方面掌握：

　(一)明确隶属关系和职权范围。

　《办法》第十四条规定：?行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。?隶属关系，主要是指行政隶属关系。要向某一个机关行文，必须搞清楚和行文机关是上下级关系、下上级关系、平行关系。对于业务性强的行政系统，也要注意业务指导关系。明确了这一点就便于确定文种。下级机关向上级机关行文，一般用?请示?、?报告?、?意见?等;不相隶属机关之间互相行文，一般用?函?。对需要周知或共同执行的事项，也可以使用?通告?、?通知?、?通报?、等;上级机关向下级机关行文，一般用?命令(令)?、?决定?、?通告?、?通知?、?通报?、?批复?、?意见?等。

　职权范围。就是文件内容、事项是不是行文机关和授文机关职权和职责内的事宜。《办法》依据行文的隶属关系和职权范围，对行文的方向和权限做出了明确规定。

　(二)严格遵守限制条件。

　1.政府各部门?除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。?(《办法》第十五条)

　2.?部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。?(《办法》第十五条)

　(三)按照划定的范围行文。

　1.?政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。?(《办法》第十五条)

　2.?属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。?(《办法》第十七条)

　3.?属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。?(《办法》第十八条)。

　4.?向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。?(《办法》第二十条)

　(四)掌握联合行文的要求。

　?同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。?(《办法》第十六条)。

　三、严格行文要求，规范行文体式

　《办法》在?行文规则?中，对行文从行文纪律到行文体式都做出了明确规定。特别是对上行文做出了严格的规定。

　(一)?部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。?(《办法》第十九条);这些规定主要是解决和防止政出多门的问题.?除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送?请示?、?意见?和?报告?。?(《办法》第二十二条)。这一条含义深刻，不仅是公文处理中的纪律，而且对于保证领导机关决策的科学化、民主化具有重要意义。也能够保证领导同志抓大事，抓主要问题。

　(二)对上行文的体式要从严把关。主要是向上级行?请示?、?报告?、?意见?时，?请示?应当一文一事;一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

　?报告?不得夹带请示事项。?(《办法》)第二十一条)

　?报告?与?请示?两个文种混用、?报告?中夹杂?请示?事项的问题是目前公文制发中最常出现的问题，有的还编造了?请示报告?这样一个文种。《办法》在第二章?公文文种?中明确规定了?请示?与?报告?的作用。?报告?：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。?请示?：适用于向上级机关请求指示、批准，在制发文件中要根据行文目的确定。概括地讲?报告?与?请示?的不同主要表现在三个方面：一是发文机关对上级机关的要求不同。?报告?是为了让上级知道情况，而?请示?是为了让上级对下级机关的请求做出答复或批准。二是发文的时间不同。?报告?一般是在事后，即在某项工作任务完成之后，或上级机关明确要求答复有关问题时制发。而?请示?则多在事前或事中制发。三是正文中的结束语不同?报告?一般使用?特此报告，请阅知。?或?专此报告，请周知。?等语。而?请示?则多用?特此请示，望予批准。?或?专此请示，请予指示。?等语。行文规则对于文件的质量和高效运转，保证行政公文发挥作用至关重要。在拟制文稿中要严格遵守，文秘部门在核稿中要从严掌握，领导同志要带头执行。

　2行文关系

　行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。

　一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

　二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如请示、报告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、决定等)。

　三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题;上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

　四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文;凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。

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